La gestione dei beni mobili delle Istituzioni Scolastiche ha una disciplina specifica e differente rispetto a quella dei beni mobili statali.

In particolare, i beni mobili sono oggetto di inventariazione nel momento in cui entrano a far parte del patrimonio della scuola a seguito di acquisto, donazione o altra operazione di trasferimento e sono oggetto di cancellazione dall’inventario nel momento in cui cessano di far parte del patrimonio dell’Istituzione Scolastica per vendita, per distruzione, per furto o per perdita causata da calamità naturali.

Ai sensi dell’art. 31, comma 2, del Regolamento, i beni mobili appartenenti alle Istituzioni Scolastiche si iscrivono nel relativo inventario in ordine cronologico, con numerazione progressiva e ininterrotta e con l’indicazione di tutti gli elementi che valgano a stabilire la provenienza, il luogo in cui si trovano, la quantità o il numero, lo stato di conservazione, il valore e l’eventuale rendita.
Nello specifico, i beni mobili si iscrivono in inventario secondo le seguenti categorie:

Categoria I: beni mobili costituenti la dotazione degli uffici (mobili, arredi, e complementi di arredi), beni mobili per locali ad uso specifico, quali laboratori, officine, eccetera;
Categoria II: libri e materiale bibliografico;
Categoria III: materiale scientifico, di laboratorio, attrezzature tecniche e didattiche;
Categoria IV: beni immateriali (brevetti, marchi, software proprietario, ecc.);
Categoria V: veicoli e natanti.

Dal punto di vista pratico, pur trattandosi di beni mobili, le categorie II e V devono essere registrate in appositi separati inventari, pur mantenendo, per ragioni di continuità, la categorizzazione già esistente. I beni appartenenti alle restanti categorie, invece, confluiscono nell’inventario dei beni mobili, secondo un’unica numerazione progressiva e ininterrotta. In ordine all’inserimento di ciascun bene nelle pertinenti categorie di appartenenza, nei casi in cui dovessero sorgere dubbi interpretativi, si applica il principio di strumentalità, ovvero gli stessi beni saranno collocati in relazione al ruolo che rivestono rispetto all’attività istituzionale svolta.
Ad esempio, le postazioni di lavoro informatiche, nel caso siano in uso agli uffici amministrativi, rientrano nella categoria I. Nelle ipotesi di uso didattico o di ricerca, dette postazioni dovranno essere inventariate nella categoria III.

In relazione alla tipologia di beni e in base a quanto stabilito dal Regolamento è possibile l’implementazione di scritture sussidiarie o ausiliarie al fine di soddisfare esigenze amministrative e gestionali.
Alcune di queste scritture sono effettivamente necessarie quando si fa riferimento alla tenuta di libri di bordo di automezzi, natanti e macchinari agricoli appartenenti alle scuole.

Altre sono di prerogativa autonoma delle Scuole come ad esempio il registro delle licenze software in uso, che non devono assolutamente essere inventariate né registrate tra i beni di facile consumo ma delle quali sarebbe molto utile avere conoscenza dei seguenti dati: software di riferimento, numero di licenza e durata, data di acquisto e prezzo corrisposto.

Tra i beni oggetto di iscrizione in inventario, rientrano anche quei beni che presentano valore storico e artistico e i preziosi in genere quali, a titolo esemplificativo, dipinti, stampe, statue, arazzi, gioielli, metalli preziosi, libri antichi e storici. Tali beni devono essere annotati nel relativo registro, con l’indicazione dei seguenti elementi:

caratteristiche del bene in ordine alla sua qualificazione;
valore degli stessi (la valutazione avverrà secondo un giudizio di stima, ovvero, nel caso di metalli preziosi, secondo il valore intrinseco di mercato che si ottiene moltiplicando il peso del metallo per la quotazione giornaliera del metallo stesso presente sul quotidiano Il sole 24 ore).
Le Istituzioni Scolastiche dovranno conservare i documenti che attestino l’avvenuta stima del valore, nonché ogni altro elemento necessario che testimoni la natura di tali beni.

Per quanto attiene al materiale didattico, tecnico e scientifico dei gabinetti, dei laboratori e delle officine, non emergono, salvo alcuni profili di natura procedimentale, significative particolarità.

Per tali beni, infatti, dovranno essere seguite le ordinarie modalità di inventariazione degli altri beni mobili. Si segnala, inoltre, che la custodia dei predetti beni è affidata dal Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi (di seguito anche “D.S.G.A.” o “Direttore”), su indicazione vincolante del Dirigente Scolastico (di seguito anche “D.S.” o “Dirigente”), ai docenti utilizzatori, agli insegnanti dei laboratori o al personale assistente tecnico. Sull’individuazione e le competenze del personale affidatario si approfondirà in seguito.

I materiali destinati all’attività pratica dei laboratori scientifici (ad esempio, componentistica di base, solventi, reagenti, materie prime) utilizzati e/o distrutti nelle predette attività non vanno inventariati.

Per ciò che concerne i libri ed il materiale bibliografico dovranno essere seguite modalità di tenuta analoghe a quelle previste per gli altri beni mobili.

Si precisa che le raccolte e i prodotti multimediali (ad esempio, enciclopedie, corsi di lingua) realizzati su supporto ottico o magnetico, acquistati in luogo dei tradizionali articoli editoriali rientrano in tale categoria di beni e devono essere inventariati secondo le disposizioni previste per i beni mobili. Nel caso in cui il materiale bibliografico rientrasse nella tipologia di beni aventi valore culturale e storico, quest’ultimo deve essere inventariato come bene di valore storico-artistico.

Rientrano fra i valori mobiliari i titoli del debito pubblico, quelli garantiti dallo Stato e gli altri valori mobiliari pubblici e privati.

Ferma restando l’indicazione della rendita e della scadenza del titolo, tali beni vanno iscritti in inventario: al prezzo di borsa del giorno precedente a quello di compilazione o revisione dell’inventario, oppure, se inferiore, al valore nominale

Tra gli elementi di novità previsti dal Regolamento, vi è l’introduzione di un apposito registro per i “Veicoli e natanti”, precedentemente classificati tra i “Beni mobili”, all’interno della categoria “Mezzi di trasporto”. Le nuove registrazioni dei beni appartenenti a tale categoria saranno, pertanto, inserite direttamente all’interno del registro relativo ai “Veicoli e natanti”.

Con riferimento a quest’ultima categoria di beni, si precisa che gli stessi andranno iscritti in inventario con l’indicazione di tutti gli elementi volti a individuare univocamente il bene in esame, come: tipologia di mezzo, anno di immatricolazione, cilindrata, targa.

Inoltre si consiglia di tenere apposite scritture sussidiarie per tali beni.

L’inventario dei beni immobili deve riportare il titolo di provenienza, i dati catastali, il valore e l’eventuale rendita annua, l’eventuale esistenza di diritti a favore di terzi, la destinazione d’uso e l’utilizzo attuale.

Resta, invece, rimessa alla discrezionalità di ciascuna Istituzione Scolastica, la possibilità di introdurre ulteriori scritture sussidiarie ausiliarie e facoltative.

Gli impianti fissi ed inamovibili costituiscono, in genere, pertinenze degli immobili, che vanno, di norma, inventariati. Pertanto gli impianti di climatizzazione, gli impianti elettrici, e le apparecchiature similari che risultino incorporati nella struttura dell’edificio cui appartengono – di cui l’Istituzione Scolastica, generalmente, non è proprietaria – divenendo parte integrante della stessa e perdendo la propria distinta identificazione, non dovranno essere inventariati.

Al contrario, nel caso in cui tali beni siano connessi all’immobile a mezzo di collegamenti facilmente rimovibili, mantenendo in tal modo inalterata la propria autonoma distinzione, si dovrà procedere alla relativa presa in carico nell’inventario.

Per quanto attiene ai beni mobili e immobili appartenenti a soggetti terzi, pubblici o privati, concessi a qualsiasi titolo alle Istituzioni Scolastiche, gli stessi, ai sensi dell’art. 31, comma 4, del Regolamento, sono iscritti in ulteriori e distinti inventari, con l’indicazione del soggetto concedente, del titolo di concessione, nonché delle disposizioni impartite dai soggetti concedenti.

Si precisa che, per l’eventuale aggiornamento o rinnovo dei suddetti registri si dovrà procedere in accordo con i soggetti o gli enti proprietari.

Con oggetti di facile consumo si intendono, ai sensi di quanto previsto dall’art. 31, comma 5, del D.I. 129/2018, quei beni che per l’uso continuo sono destinati ad esaurirsi o deteriorarsi rapidamente.

A titolo esemplificativo, rientrano nella categoria di beni di facile consumo gli oggetti di cancelleria e pulizia, nonché oggetti quali timbri, stampati, materiali di laboratorio, cartucce per stampanti, portapenne, cestini, scope, spazzole, tagliacarte, piccole taglierine, raccoglitori, piccole calcolatrici, ecc.

Non sono soggetti ad inventario gli oggetti fragili e di facile consumo, vale a dire, cioè, tutti quei materiali che per l’uso continuo sono destinati a deteriorarsi rapidamente, e i beni di modico valore.

Non sono da inventariare, perché considerati di normale deperimento, i materiali di seguito riportati: materiale tecnico, scientifico e didattico destinato all’insegnamento e quindi soggetto ad usura quali libri della biblioteca degli alunni, carte geografiche, lastre fotografiche, diapositive, dischi, filmini, utensili e attrezzi dei laboratori, oggetti per l’educazione fisica come funicelle, clavette, appoggi, palloni, modelli ed altri oggetti per l’educazione artistica, giocattoli ed altro materiale in uso presso le Scuole primarie e quelle dell’infanzia.

Non devono essere inventariati, inoltre, i bollettini ufficiali, le riviste ed altre pubblicazioni periodiche di qualsiasi genere, i libri destinati alle biblioteche di classe e quelli utilizzati come strumento di supporto per gli uffici di segreteria.

Tali pubblicazioni saranno conservate in base a quanto disposto nel regolamento interno.

In relazione al piano dei conti del nuovo programma annuale delle Istituzioni Scolastiche le categorie non inventariabili sono le seguenti:

• cancelleria: materiale cartotecnico, materiale di scritturazione e cancellazione, buste, prodotti di rilegatura varia, materiale di archiviazione, timbri in gomma, porta oggetti vari, cestini per la carta.
• stampati: modulistica varia, tessere personali di riconoscimento, ecc.
• materiale di fotoriproduzione per stampanti, fotoriproduttori e fax: nastri, toner, relativa carta, ecc.
• accessori per computer: dischi magnetici, Cd-Rom, pacchetti applicativi (in quanto in genere non si acquisisce la proprietà ma il diritto d’uso), ecc.
• libri, pubblicazioni, riviste e materiale didattico intesi come strumenti di lavoro (ad. Esempio la presente pubblicazione), libri della biblioteca alunni, carte geografiche, dischi, videocassette, audiocassette, ecc.
• materiale elettrico e telefonico: spine, prese, cavi, impianti (in quanto pertinenza degli edifici) ecc.
• vestiario, esclusi i magazzini di distribuzione.
• materiale fragile: oggetti di vetro, terracotta e di porcellana, qualunque sia il prezzo, fatta eccezione per gli oggetti di pregio e di valore artistico e per gli specchi e servizi completi di vasellame e cristalleria.
• materiale automobilistico e di officina: benzina, olio, gomme ecc.
• materiale per laboratori: lastre e carte fotografiche, reagenti, sostanze e
• materiali di consumo per esperimenti; cerchi e funicelle, appoggi, palloni, clave per educazione fisica; giocattoli per le scuole materne, diodi, transistor, resistenze per elettronica; legname, compensati, colle, chiodi, viti, stoffe per educazione tecnica ecc.
• materiale non classificabile: materiale igienico, sanitario (medicinali, bende, disinfettanti, ghiaccio secco ecc.), di pulizia, ferramenta, ecc.

In merito a tale fattispecie si precisa che, sebbene nel D.I. 129/2018 non si rinvengono specifiche disposizioni sulla gestione dei beni di facile consumo, si ritiene che, per evidenti ragioni economiche e gestionali, occorre porre in essere un idoneo sistema di scritture in modo da poter espletare un efficace monitoraggio sul loro uso appropriato e proporzionato, nonché soprattutto ai fini di una ponderata programmazione degli acquisti. Infatti, solo attraverso l’esame dei consumi e delle giacenze può essere predisposta una attenta programmazione e il contenimento della spesa, per l’acquisizione di beni di facile consumo.

In particolare, con universalità di beni mobili si intende, ai sensi dell’art. 816, comma 1, del Codice civile, “la pluralità di cose che appartengono alla stessa persona e hanno una destinazione unitaria”. Pertanto, affinché possa essere configurata una universalità di beni mobili è necessario che si verifichino i seguenti presupposti:

• si tratti di una pluralità di beni (al limite anche solo due);
• i beni siano dotati di propria autonomia materiale e giuridica, sebbene svolgano la medesima funzione.

Questi beni possono essere definiti come un insieme di elementi che mantengono inalterata la propria individualità, ma che vanno considerati in modo aggregato in virtù della destinazione e funzione unitaria indicata dal possessore.

A titolo esemplificativo si possono considerare universalità di beni mobili: gli arredi di uno studio completo, un salotto, una batteria di pentole, un servizio di stoviglie o di posate, una serie di utensili (ad esempio, chiavi, giraviti), una collana di libri, un gruppo di stampe (ad esempio, un dittico). In tali fattispecie, gli elementi appartenenti ad una universalità dovranno essere annotati nelle scritture inventariali come un unicum, sempreché, ovviamente, abbiano un valore totale superiore a duecento euro, IVA compresa.

Relativamente ai singoli elementi, verranno annotati nelle scritture i dati identificativi degli stessi (descrizione, valore, ecc.). Le consequenziali variazioni (valore, aumento o diminuzione dei singoli elementi) comportano l’annotazione nel relativo inventario che, nel caso di diminuzione, non condurrà all’eliminazione dell’universalità fin quando mantenga, pur con una composizione più ristretta, un valore, riferito al costo storico degli elementi che continuano a costituirla, superiore a duecento euro, IVA compresa.

Ad ogni modo, è opportuno precisare che lo scopo di registrare taluni beni mobili nell’inventario alla stregua di universalità è volto a rendere i dati contabili oggetto di rendicontazione maggiormente aderenti all’effettivo valore dei beni realmente in uso – specie nel caso di pluralità di elementi di valore unitario non superiore a duecento euro, IVA compresa, ma aventi una chiara destinazione e connessione unitaria – oltre che a consentire una più agevole ed efficace vigilanza sui beni stessi, grazie al più rigoroso regime contabile previsto per i beni inventariati.

Con riferimento ai beni mobili di valore pari o inferiore a duecento euro, IVA compresa, pur non dovendo essere iscritti in un apposito inventario, si consiglia di inserirli in un distinto registro in modo da poter sorvegliare l’utilizzo e la movimentazione. Di tale registro si dovrà darne conto nella stesura del Regolamento interno sulla gestione dei beni della scuola di cui all’art. 29 c 3 del D.I. 129/2018. Si precisa che le scritture dedicate a questi beni hanno esclusivamente finalità di vigilanza e monitoraggio, pertanto il valore annotato, costituisce solo un elemento descrittivo che non influisce sulla determinazione delle risultanze del Conto del patrimonio dell’Istituzione Scolastica.

Questi beni non concorrono alla formazione dell’inventario, salvo che non costituiscano elementi di una universalità di beni mobili avente valore superiore a duecento euro, IVA compresa, e per le quali si applicano le disposizioni previste per la gestione dei beni inventariabili.

Le licenze d’uso di software, cioè l’acquisizione del diritto all’utilizzo di un software di cui non si ha la proprietà, come le licenze d’uso di prodotti per l’automazione d’ufficio, non vanno inventariate, né registrate tra i beni di facile consumo, essendo inerenti al semplice godimento di beni di proprietà di terzi. Per tali licenze, si utilizza un apposito registro ove si riportano, in particolare, i seguenti dati: titolo del software, numero di licenza e durata, data di acquisto e prezzo corrisposto.

Il software e le relative licenze di cui sopra non devono essere confuse con le raccolte e i prodotti multimediali (ad esempio, enciclopedie, corsi di lingua) realizzati su supporto ottico o magnetico, acquistati in luogo dei tradizionali articoli editoriali.

Questo materiale è considerato come “materiale bibliografico” e deve essere inventariato tra i beni mobili della Categoria II.

L’art. 30 si occupa delle funzioni di Consegnatario, sostituto Consegnatario e Sub-consegnatario.

La custodia, la conservazione e l’utilizzazione dei beni mobili inventariati è affidata ad agenti responsabili costituiti da consegnatario, sostituto del consegnatario, sub-consegnatario/sub-consegnatari nonché dagli altri soggetti coinvolti nella gestione dei beni.

Il Consegnatario nella Scuola è il Direttore SGA come nel precedente Regolamento, ma il D.I. 129/2018 si spinge ad elencare quelle che sono le peculiari responsabilità del Direttore nella gestione dei beni, fermo restando quelle peculiari del Dirigente Scolastico come rappresentante legale della Scuola.

Si precisa che il nuovo CCNL del Comparto Istruzione e Ricerca, settore Scuola, del 18/1/2024 ha profondamento rinnovato le Aree di definizione e i profili professionali del personale ATA, ma nulla è stato modificato in relazione alle competenze del DSGA in materia di beni e la sua diretta responsabilità in qualità di consegnatario dei beni.

Il CCNL del Comparto Istruzione e Ricerca, settore Scuola, del 18/01/2024 ha poi introdotto anche per la scuola la normativa in materia di lavoro a distanza (artt. da 10 a 16) nelle due fattispecie di lavoro agile e lavoro da remoto, pertanto nelle more dell’evoluzione di queste modalità di lavoro, per Assistenti Amministrativi e Tecnici, bisognerà tenere presente anche particolari forme di accordo per la cessione temporanea di attrezzature per l’espletamento delle competenze lavorative previste al di fuori dell’ambiente scolastico.

Il consegnatario può essere considerato come agente amministrativo responsabile dei beni mobili ricevuti in consegna, dei quali è tenuto alla gestione con diligenza e cura in quanto necessari allo svolgimento delle ordinarie attività degli istituti scolastici.

Il Direttore SGA provvede quindi a:

• gestione fisica dei beni dell’Istituzione Scolastica in entrata ed in uscita, nonché dell’eventuale movimentazione, mediante l’apposita registrazione negli inventari;
• conservazione e gestione dei beni allocati all’interno dei locali scolastici e nei magazzini dell’istituzione stessa;
• vigilanza circa il corretto e il regolare uso dei beni mobili e arredi d’ufficio, nonché manutenzione degli stessi;
• gestione della distribuzione e delle richieste di approvvigionamento del materiale di cancelleria, stampati e altro materiale di facile consumo, nonché vigilanza circa il corretto utilizzo dello stesso;
• coordinamento con gli eventuali sub-consegnatari, nonché soggetti affidatari, coinvolti nella gestione dei beni;
• predisposizione delle proposte di dismissione dei beni;
• svolgimento delle attività propedeutiche relative all’utilizzo e al periodico aggiornamento dei sistemi messi a disposizione per la gestione dei beni delle Istituzioni Scolastiche;
• cura del livello delle scorte operative necessarie ad assicurare il regolare funzionamento degli uffici;
• vigilanza, verifica e riscontro del regolare adempimento delle prestazioni e delle prescrizioni contenute nei patti negoziali sottoscritti con gli affidatari delle forniture di beni e servizi;
• verifica periodica, nonché a fine mandato, della regolare tenuta delle scritture contabili, dei registri e degli inventari, nonché della consistenza dei beni e della loro corrispondenza con le risultanze contabili.

Nel caso di particolare complessità e di dislocazione dell’Istituzione Scolastica su più plessi, viene riconosciuta al Dirigente Scolastico la possibilità di nominare, con proprio provvedimento formale e vincolante, uno o più sub-consegnatari, i quali rispondono della consistenza e della conservazione dei beni ad essi affidati e comunicano al consegnatario le variazioni intervenute durante l’esercizio finanziario mediante apposito prospetto (art. 30, comma 3, del Regolamento).

Tale ruolo potrebbe essere ricoperto dai docenti responsabili di plesso negli Istituti Comprensivi e dai Collaboratori del Dirigente Scolastico negli Istituti di Istruzione Superiore.

Il sub-consegnatario  rappresenta quindi un agente secondario che opera alle dipendenze di un agente principale, ovvero il consegnatario, in coordinamento funzionale.

In particolare, tra i compiti spettanti al sub-consegnatario rientrano i seguenti:

• conservazione dei beni custoditi sotto il suo controllo;
• richiesta al consegnatario di eventuali interventi di manutenzione, riparazione, sostituzione dei beni deteriorati o danneggiati;
• denuncia al consegnatario di eventi fortuiti o involontari;
• comunicazione al consegnatario delle variazioni intervenute circa la consistenza dei beni, nonché delle eventuali proposte di approvvigionamento e dismissione dei beni.

Il ruolo e le responsabilità dei sub-consegnatari differiscono da quelli dei soggetti affidatari di cui ci occuperemo successivamente.

Nello svolgimento delle sue funzioni, il sub-consegnatario deve tenere le opportune scritture sussidiarie (ovvero anche le c.d. “scritture di comodo”), aggiuntive ai registri obbligatori previsti e tenuti dal Direttore.

Anche in presenza di sub-consegnatari, la gestione dei beni resta incentrata in capo al D.S.G.A.. Infatti, la nomina di uno o più sub-consegnatari, è espressione di una formula organizzativa finalizzata a migliorare la gestione, nel rispetto della disciplina in materia ed è limitata a specifiche e particolari ipotesi.

Si ribadisce, inoltre, l’applicabilità, ai sensi dell’art. 30, comma 4, del D.I. 129/2018, del divieto di delegare, in tutto o in parte, le funzioni ad altri soggetti, anche per quanto riguarda i sub-consegnatari.

L’articolo 35, comma 1, del Regolamento prevede che “La custodia del materiale didattico, tecnico e scientifico dei gabinetti, dei laboratori e delle officine è affidata dal D.S.G.A., su indicazione vincolante del Dirigente Scolastico, ai docenti utilizzatori o ad insegnanti di laboratorio, ovvero al personale assistente tecnico, che operano in osservanza di quanto stabilito in materia nel regolamento dell’Istituzione Scolastica di cui all’articolo 29”.

Risultano essere soggetti affidatari i docenti, gli insegnanti di laboratorio, il personale assistente tecnico, ovvero il personale cui sono attribuiti dei beni che risultano necessari per lo svolgimento delle specifiche mansioni/attività lavorative, nonché di tutte le attività strettamente correlate.

Oggetto dell’affidamento sono ad esempio macchine, attrezzature e arredi di un laboratorio o aula speciale.

Il soggetto affidatario è responsabile della custodia, del controllo, del corretto utilizzo e della conservazione degli specifici beni lui affidati, fin dall’inizio della prestazione lavorativa, nonché dalla sottoscrizione dell’apposito verbale, a cui sono allegati gli elenchi di quanto costituisce oggetto di affidamento.

Tale verbale deve essere firmato congiuntamente dal D.S.G.A. e dall’interessato. All’atto di cessazione dell’incarico, dovrà essere redatto apposito verbale di riconsegna, il quale comprende, altresì, l’elenco dei beni restituiti.

Con le medesime modalità deve avvenire la riconsegna dei beni affidati anche in caso di cessazione dall’incarico per trasferimento, per quiescenza o per qualsiasi altra causa diversa dall’avvicendamento naturale dell’incarico.

All’inizio dell’anno i Dirigenti Scolastici devono attivarsi tempestivamente per designare i docenti e l’altro personale cui il Direttore possa affidare, mediante elenchi descrittivi compilati in doppio esemplare, la custodia del materiale didattico, tecnico e scientifico ubicato nei gabinetti, nei laboratori e nelle officine, in conformità dell’articolo 35 del Regolamento.

A titolo esemplificativo i soggetti affidatari sono tenuti a:

• verificare, al momento della presa in carico dei beni, la corrispondenza dei beni affidati con quanto indicato del verbale, la consistenza e lo stato degli stessi;
• Provvedere alla custodia dei beni affidati;
• segnalare tempestivamente al consegnatario l’eventuale funzionamento anomalo di macchine e attrezzature e l’eventuale obsolescenza delle stesse per il tempestivo ripristino, nonché eventuale reintegro scorte di materiale di facile consumo per le relative esercitazioni;
• indicare eventuali spostamenti dei beni del gabinetto, laboratorio o officina dalla destinazione indicata in inventario.

Le operazioni di rinnovo inventariale, da espletare con riferimento alla situazione esistente al termine dell’esercizio finanziario nel quale si effettuano le relative attività – con diretta incidenza sulle risultanze del Conto consuntivo relativo al medesimo esercizio – presuppongono lo svolgimento delle seguenti attività:

• nomina della Commissione;
• ricognizione dei beni e formalizzazione delle operazioni compiute;
• sistemazioni contabili;
• aggiornamento dei valori;
• redazione dei nuovi inventari.

La disciplina relativa al rinnovo inventariale dei beni di cui all’articolo 31, comma 9, del Regolamento riguarda anche i beni utilizzati dalle aziende agrarie o speciali, annesse alle Istituzioni Scolastiche, non avendo dette aziende distinta personalità giuridica.

Infatti le aziende agrarie e le aziende speciali si configurano come “gestioni economiche separate” caratterizzate, dal punto di vista contabile, dall’obbligo della tenuta di scritture distinte da quelle delle Istituzioni Scolastiche di cui fanno parte, seguendo le regole della contabilità economico-patrimoniale (articolo 25, comma 7, del Regolamento), funzionale, peraltro, al corretto assolvimento degli adempimenti tributari (articolo 25, comma 14, del Regolamento).

I predetti beni, sebbene siano utilizzati in tutto o in parte nell’ambito delle attività produttive delle aziende in questione, sono di proprietà dell’Istituzione Scolastica, per cui, naturalmente, concorrono alla formazione del relativo patrimonio.

Pertanto, a prescindere dalle regole seguite per la registrazione nella contabilità separata – in cui assumono rilievo anche aspetti fiscali – i predetti beni devono essere iscritti nel pertinente inventario dell’Istituzione Scolastica, secondo le istruzioni sopra descritte per i beni afferenti all’attività istituzionale, incluse quelle attinenti all’aggiornamento dei valori.

Pertanto per evidenti ragioni organizzative è necessaria la tenuta di scritture sussidiarie ed ausiliarie – come indicato nel richiamato articolo 25, comma 7, del Regolamento – al fine di una corretta e proficua gestione delle attività. Rientra, poi, nell’autonomia dell’Istituzione Scolastica e, in misura minore, della direzione dell’azienda interessata, disciplinare le modalità pratiche di tenuta delle suddette scritture.

Se la direzione e affidata dal Dirigente, a norma dell’articolo 25, comma 2, del Regolamento, ad un docente, quest’ultimo, come per i soggetti affidatari di cui all’articolo 35 del Regolamento, dovrà essere coinvolto nelle attività ricognitive svolte dalla Commissione.

Le operazioni previste per il rinnovo inventariale devono essere svolte da una Commissione appositamente istituita da nominare con provvedimento formale del Dirigente.

La Commissione, formata ordinariamente da tre componenti, deve essere, di regola, composta come segue:

• D.S., o un suo delegato, che ne risulta il componente di diritto;
• D.S.G.A., che risulta, altresì, componente di diritto e non può delegare tale funzione, salvo circostanze eccezionali;
• membro, nominato dal Dirigente, tra il personale scolastico in possesso di specifiche competenze tecniche.

In casi particolari, in relazione alle dimensioni o alla particolare struttura organizzativa e logistica dell’Istituzione Scolastica, la Commissione potrà essere integrata con altri due componenti, per cui potrà essere composta da un totale di cinque persone. In tale evenienza, anche gli altri due componenti aggiuntivi dovranno essere nominati dal Dirigente nell’ambito del personale scolastico.

La Commissione – la cui attività non deve comportare alcun onere aggiuntivo a carico dell’Istituzione Scolastica per cui non possono essere previsti compensi o rimborsi – dovrà opportunamente predisporre un cronoprogramma dei propri lavori, in modo da poter svolgere le attività descritte di seguito.

Rimane di competenza del Dirigente Scolastico l’individuazione di ulteriore personale e di misure organizzative volte alla migliore effettuazione dell’attività assegnata alla competenza della Commissione.

Si precisa infine che tutta la documentazione inerente ai lavori svolti dovrà restare agli atti d’ufficio ed essere conservata secondo la normativa vigente.

Al termine della ricognizione, una volta acquisiti tutti gli elementi relativi alla concreta situazione dei beni effettivamente esistenti, dovranno necessariamente essere operate le conseguenti sistemazioni contabili, volte, in pratica, a riconciliare i dati presenti nelle scritture patrimoniali con quelli da iscriversi nei nuovi inventari.

Tali sistemazioni, che interesseranno tutte le scritture inerenti ai beni posseduti, dovranno anche esplicitare le motivazioni e le giustificazioni poste alla base delle differenze emerse.

Per quel che attiene alla ricognizione materiale dei beni svolta secondo le indicazioni precedentemente illustrate, potranno configurarsi le seguenti due fattispecie:

1. i beni rinvenuti con la ricognizione corrispondono esattamente a quelli risultanti dalle scritture contabili. In questo caso, è sufficiente procedere all’aggiornamento dei relativi valori (cfr. paragrafo 4.1.6. “Aggiornamento dei valori”), oltre, eventualmente, dell’ubicazione e dello stato di conservazione nonché, se del caso, della diversa categoria;
2. i beni rinvenuti, elencati nel modello PV/1 (situazione di fatto) non corrispondono con quelli risultanti dalle scritture contabili in essere (situazione di diritto). In tale ipotesi, nello svolgimento delle sistemazioni contabili, è opportuno considerare che:

• in caso di beni rinvenuti e non iscritti in inventario, verificata la legittimità del titolo giuridico, sarà necessario procedere alla loro assunzione in carico. Il valore da attribuire ai predetti beni sarà direttamente determinato dalla Commissione sulla base della documentazione eventualmente disponibile e dalle istruzioni relative all’aggiornamento dei valori;
• in caso di mancato rinvenimento di beni regolarmente iscritti in inventario, appurata la natura e il quantitativo degli stessi nonché le cause della deficienza, sarà obbligo del Dirigente procedere ai sensi dell’articolo 33 del D.I. 129/2018 (adozione del provvedimento di discarico, con l’indicazione dell’ obbligo di reintegro a carico di eventuali responsabili, recante in allegato, a seconda delle circostanze, copia della denuncia all’autorità di pubblica sicurezza per furto, documentazione circa eventi calamitosi, ecc.);
• in caso di errori materiali di registrazione (duplicazioni, erronea attribuzione di categoria, iscrizione di beni di facile consumo, mancato discarico dei beni regolarmente dismessi, ecc.), si dovrà procedere alle relative correzioni.

Si ricorda che le sistemazioni contabili devono essere adeguatamente giustificate sotto il profilo amministrativo, in quanta idonee a regolarizzare la gestione contabile, ma non a produrre alcun effetto legale di liberazione, rimanendo integro e impregiudicato il giudizio della Corte dei Conti sulla responsabilità amministrativa.

Dopo aver completato le operazioni di ricognizione ed espletato le eventuali sistemazioni contabili, la Commissione avrà cura di procedere all’aggiornamento dei valori dei beni effettivamente esistenti, per la formazione dei nuovi inventari. Coerentemente con quanto riportato nella Circolare del 9 settembre 2015, n. 26/RGS, reperibile sul sito web della RGS, i valori dei beni posseduti (ad eccezione di quelli evidenziati nel seguito), vanno aggiornati osservando il procedimento dell’ammortamento.

In particolare, il calcolo dell’ammortamento va eseguito in funzione dei seguenti elementi:

• valore, rappresentato perlopiù dal costo storico del bene iscritto in inventario;
• anno in cui il bene è stato acquisito nel patrimonio dell’Istituzione Scolastica (si ricorda che i beni acquisiti nel secondo semestre di ciascun anno, saranno sottoposti ad ammortamento solo a partire dall’esercizio finanziario successivo);
• aliquota di ammortamento riferita alla tipologia del bene da ammortizzare

Il valore aggiornato a seguito delle operazioni di rinnovo inventariale è da intendersi in relazione alla situazione dei beni esistente al termine dell’esercizio finanziario a cui si riferisce il rinnovo e, pertanto, concorre a formare le risultanze della pertinente voce del prospetto dell’attivo del Conto del patrimonio (cfr. modello K) del relativo esercizio finanziario.

Relativamente ai beni mobili soggetti al criterio dell’ammortamento, il relativo calcolo va eseguito annualmente, alla fine dell’esercizio finanziario in modo di mantenere aggiornati i valori rappresentati nella consistenza patrimoniale di cui al prospetto dell’attivo del Conto del patrimonio.

Nel caso in cui il valore di un bene risulti azzerato, perlopiù per effetto del suo completo ammortamento, lo stesso deve rimanere iscritto in inventario non costituendo tale azzeramento di per sé, motivo di discarico inventariale.

Si aggiunge inoltre che l’applicazione del criterio dell’ammortamento risponde, tra l’altro, alla primaria esigenza di rendere omogenei i valori determinati in occasione del rinnovo inventariale, a prescindere dalla data alla quale le operazioni di rinnovo sono riferite.

Con riferimento alle universalità di beni mobili, in primo luogo occorre distinguere tra universalità costituite da elementi omogenei, per tipologia ed anno di acquisizione, ed universalità formate da elementi eterogenei, in relazione agli stessi dati.

L’universalità di beni mobili, anche ai fini dell’ammortamento, andrà considerata come un unicum e, pertanto, il computo delle quote di ammortamento sarà effettuato sul valore complessivo della stessa, come risultante dalla somma dei valori dei singoli componenti.

Nel caso, quindi, di universalità omogenee, dal momento che tutti gli elementi dell’universalità rientrano nell’ambito della stessa tipologia e sono stati acquisiti nello stesso anno, si farà riferimento per tutti alla stessa aliquota, calcolando la quota annua di ammortamento secondo la regola generale come sopra enunciata, e per ciascun componente la durata del periodo di ammortamento sarà la stessa. È evidente che quando il calcolo venga eseguito a partire dal valore dei singoli elementi, esso non potrà che condurre al medesimo risultato.

Prendendo in esame anche l’ipotesi di universalità formata da elementi eterogenei, oggettive esigenze di rispetto dei principi che regolano il trattamento contabile dell’ammortamento comportano che, in tal caso, il calcolo della quota annua di ammortamento sia effettuato con riferimento al valore, all’aliquota e all’anno di acquisizione di ciascun elemento costituente l’universalità medesima.

Si potrebbe, inoltre, configurare l’ipotesi in cui l’universalità, per la quale è in corso l’ammortamento, si arricchisca di nuovi elementi.
In questa evenienza, sempre nel rispetto dei principi che regolano l’ammortamento, il valore dell’elemento sopravvenuto verrà ammortizzato distintamente dagli altri componenti dell’universalità.

Per quanto riguarda i beni rinvenuti nel corso delle operazioni di ricognizione, è la Commissione a determinare il valore sulla scorta dell’eventuale documentazione relativa agli stessi oppure, in mancanza, utilizzando il criterio della valutazione in base a stima. I tali beni rinvenuti, sempreché risultino da assoggettare ad inventariazione, dovranno essere considerati, anche per l’applicazione del criterio dell’ammortamento, come acquisiti nel secondo semestre dell’esercizio finanziario e, quindi, soggetti ad ammortamento nel successivo esercizio.

Il criterio dell’ammortamento non si applica alle seguenti tipologie di beni:

• beni di valore storico-artistico;
• beni immobili;
• valori mobiliari.

I beni di valore storico-artistico e i beni preziosi in genere (da considerare alla stregua dei primi) devono essere valutati secondo giudizio di stima (dipinti, statue, stampe, disegni, incisioni, vasi, arazzi, monete, incunaboli, gioielli, ecc.) o, se del caso, secondo il valore intrinseco di mercato (oro, argento, pietre preziose, ecc.) e cioè il peso del metallo per la quotazione dello stesso nel momento della rivalutazione.

Il valore dei beni immobili va calcolato in base al valore della rendita catastale rivalutata secondo il procedimento per determinare la base imponibile ai fini dell’imposta sugli immobili stabilita dalla normativa vigente. I terreni edificabili, invece, sono soggetti a stima.
Per i valori mobiliari, si ricorda che a norma dell’articolo 31, comma 2, del D.I. 129/2018, gli stessi vanno iscritti in inventario:

• al prezzo di borsa del giorno precedente a quello di compilazione o revisione dell’inventario, oppure, se inferiore
• al valore nominale.

Si precisa che i valori mobiliari non trattati in borsa o nei mercati ristretti vanno iscritti al valore nominale.

Il Regolamento di Contabilità delle Istituzioni Scolastiche (D 129/2018) agli artt. 25 e 27 si occupa di: art. 25 Aziende Agrarie e Aziende Speciali e art. 27 Gestione dei Convitti annessi alle II.SS.

Nello specifico l’art. 25 prevede ai seguenti commi:

1. Alle Istituzioni Scolastiche possono essere annesse aziende agrarie o speciali prive di autonomia e personalità giuridica propria, con finalità didattiche e formative perseguite mediante attività pratiche e dimostrative.
2. La direzione dell’azienda spetta di norma al Dirigente Scolastico. Qualora ricorrano speciali circostanze, la direzione dell’azienda può essere affidata dal dirigente a un docente particolarmente competente, che sottopone all’approvazione del dirigente stesso le proposte riguardanti l’indirizzo produttivo e la gestione economica e finanziaria.
3. La gestione dell’azienda annessa all’Istituzione Scolastica costituisce una specifica attività del programma annuale, della quale il programma stesso indica, in apposita scheda illustrativa finanziaria, le entrate e le spese.
4. Le scritture contabili dell’azienda sono distinte da quelle dell’Istituzione Scolastica e sono tenute con le regole e i meccanismi contabili stabiliti dal codice civile e con i registri e libri ausiliari che si rendono necessari.

Pertanto le Aziende Agrarie e le Aziende Speciali sono “gestioni economiche separate” con l’obbligo della tenuta distinta delle scritture contabili.

Tuttavia i beni che utilizzano tali aziende sono di proprietà della Scuola che gestisce le aziende e che è titolare di autonomia amministrativa e personalità giuridica.

Le Aziende infatti non possiedono autonomia e utilizzano nelle loro attività istituzionali beni e attrezzature dell’Istituzione Scolastica che necessariamente li deve annoverare nel proprio inventario seguendo tutte le istruzioni previste nelle Linee Guida del M.I. anche per ciò che riguarda l’aggiornamento dei valori di tali beni.

Naturalmente tali aziende, per la particolarità della gestione didattico e amministrativa, avranno la necessità di tenere scritture aggiuntive e di supporto specifiche che saranno disciplinate nel regolamento per la Gestione del Patrimonio e Inventari di cui all’art. 29, c 3 del suddetto Regolamento di contabilità emanato dalla Scuola in accordo con la gestione dell’Azienda.

La Commissione che seguirà le operazioni di rinnovo inventariale dovrà raccordarsi necessariamente con la Direzione dell’Azienda Agraria e/o Speciale qualora questa sia stata affidata ad un docente in base a quanto disposto dal citato art. 25, c 2.

Per quanto riguarda la gestione dei Convitti annessi alle Istituzioni Scolastiche riportiamo quanto previsto nei seguenti commi dell’art. 27 del D.I. 121/2018:

1. I convitti annessi alle Istituzioni Scolastiche, con finalità di cura dell’educazione e dello sviluppo intellettuale e fisico dei giovani che vi sono accolti, sono privi di personalità giuridica e di autonomia proprie.
2. La direzione e l’amministrazione dei convitti di cui al comma 1 è affidata agli organi delle istituzioni scolastiche cui sono annessi secondo le disposizioni normative vigenti e le attribuzioni previste dal presente regolamento.
3. La gestione dei convitti annessi alle Istituzioni Scolastiche costituisce una specifica attività del programma annuale, della quale lo stesso programma indica, in apposita scheda illustrativa finanziaria, le entrate e le spese, nonché una quota di spese generali, di ammortamento e deperimento delle attrezzature a favore dell’Istituzione Scolastica.
4. Le attività convittuali sono oggetto di contabilità separata da quella dell’Istituzione Scolastica. I relativi movimenti finanziari sono rilevati nella contabilità della medesima Istituzione Scolastica, in specifiche voci di entrata e di spesa classificate “attività convittuali”.
5. Le riscossioni e i pagamenti sono gestiti unitamente a quelli dell’Istituzione Scolastica, con un solo conto corrente e attraverso un’unica contabilità speciale di tesoreria statale.
6. I beni dei convitti ed educandati sono iscritti nel relativo inventario dell’Istituzione Scolastica.

I convitti annessi alle Istituzioni Scolastiche, in base alla norma sopra evidenziata sono privi di personalità giuridica e di autonomia propria e pur costituendo una specifica attività del programma annuale, i beni sia dei Convitti che degli Educandati sono iscritti nel relativo inventario della Scuola.

Le operazioni di rinnovo inventariale termineranno con la formulazione del nuovo inventario, che elencherà i beni rimasti in uso con valori e numeri aggiornati.

I vecchi registri riporteranno l’aggiornamento dei valori globali per inventario o per categoria solo al fine di evidenziare il valore attualizzato dei beni.

Tutto ciò è necessario per avere il dato finale del valore complessivo dei beni inventariati che sarà riportato nel conto del patrimonio, quale componente patrimoniale attiva, nel modello K allegato al Conto Consuntivo.

In tale conto del patrimonio è previsto il valore iniziale al 1° gennaio e di quello finale al 31 dicembre dell’anno rendicontato con l’evidenza della somma algebrica delle variazioni positive e negative intervenute.

Le Linee Guida del MI ribadiscono che nel verbale redatto dai Revisori dovrà essere data evidenza dei riscontri effettuati sia sulla correttezza delle operazioni effettuate alla luce della documentazione fornita sia sull’attività di riscontro materiale che potrà essere eseguito con il sistema di campionamento mediante ricognizione fisica dei beni inventariati.

Per quanto riguarda gli aspetti contabili si ribadisce che gli inventari in uso dovranno essere chiusi al 31 dicembre dell’anno precedente al rinnovo, registrando per ogni inventario e categoria solo il totale delle variazioni scaturite dopo la rivalutazione dei beni.

I valori aggiornati saranno presenti anche nel mod. K allegato al Conto Consuntivo.

Per quanto attiene ai riscontri materiali, possono essere effettuati a cura dei Revisori, in modo occasionale e con la metodologia a campione, dei puntuali riscontri tra la documentazione degli inventari e l’effettiva esistenza dei beni controllandone la corretta registrazione (classificazione, valore, ecc.) e l’esatta apposizione del numero di inventario.

Il controllo sui beni immobili sarà di natura prettamente documentale, tranne motivate situazioni, da argomentare, e tenuto conto della possibile onerosità per cui si potrà richiedere, alla Istituzione Scolastica, una visura ipocatastale aggiornata.

I Revisori dei Conti in occasione della verifica del Conto Consuntivo avranno cura di verificare che sia stato effettuato il rinnovo inventariale accertando in caso contrario i modi che ne hanno determinato la mancata attuazione.

L’eventuale inosservanza delle istruzioni in materia di gestione dei beni contestata nel corso di verifica amministrativo-contabile sarà oggetto di osservazione nei relativi verbali.