La gestione dei beni della scuola attraverso le competenze delle varie figure coinvolte con particolare attenzione alla responsabilità del DSGA

In questo contributo della Dott.ssa Paola Perlini si esamina la gestione dei beni della scuola attraverso le competenze delle varie figure coinvolte con particolare attenzione alla responsabilità del DSGA.

In primis va ricordato che il nuovo CCNL del Comparto Istruzione e Ricerca, settore Scuola, del 18/1/2024 ha profondamente rinnovato le Aree di definizione e i profili professionali del personale ATA, ma nulla è stato modificato in relazione alle competenze del DSGA in materia di beni e la sua diretta responsabilità in qualità di consegnatario dei beni.

Il CCNL suddetto ha poi introdotto anche per la scuola la normativa in materia di lavoro a distanza (artt. da 10 a 16) nelle due fattispecie di lavoro agile e lavoro da remoto, pertanto nelle more dell’evoluzione di queste modalità di lavoro, per Assistenti Amministrativi e Tecnici, bisognerà tenere presente anche particolari forme di accordo per la cessione temporanea di attrezzature per l’espletamento delle competenze lavorative previste al di fuori dell’ambiente scolastico.

Nel contributo si analizzano quindi  le competenze del Dirigente Scolastico, del DSGA, dei subconsegnatari e affidatari, di Giunta e Consiglio di Istituto in ordine alla gestione dei beni, patrimonio della scuola, ai sensi del D.I. 129/2018 Regolamento amministrativo-contabile della scuola e delle Linee Guida emanate dal MIM nel febbraio 2021 in occasione del Rinnovo Inventariale decennale del 2022.

Il Dirigente Scolastico, obbligatoriamente, deve proporre al Consiglio di Istituto, che dovrà deliberarlo, un Regolamento interno sulla gestione dei beni e inventari che ricalchi quanto stabilito nel D.I. 129/2018, negli artt. da 29 a 39, ma che contenga con precisione le scelte operate dalla scuola per quegli ambiti di autonomia ad essa riconosciuti.

L’articolo si conclude con una disamina delle responsabilità in cui potrebbe incorrere il DSGA nella sua funzione di Consegnatario dei beni.

La gestione dei beni della scuola attraverso le competenze delle varie figure coinvolte con particolare attenzione alla responsabilità del DSGA

In questo periodo di fine anno scolastico molte sono le attività, con le connesse responsabilità, che i vari attori della scuola devono espletare, pertanto vogliamo ricordare con il presente contributo le competenze e responsabilità del personale scolastico e degli organi coinvolti in ordine alla gestione del patrimonio della scuola.

In primis va ricordato che il nuovo CCNL del Comparto Istruzione e Ricerca, settore Scuola, del 18/1/2024  ha profondamente rinnovato le Aree di definizione e i profili professionali del personale ATA.

Nulla è stato modificato in relazione alle competenze del DSGA in materia di beni e la sua diretta responsabilità in qualità di consegnatario dei beni.

Il CCNL suddetto ha poi introdotto anche per la scuola la normativa in materia di lavoro a distanza (artt. da 10 a 16) nelle due fattispecie di lavoro agile e lavoro da remoto, pertanto nelle more dell’evoluzione di queste modalità di lavoro, per Assistenti Amministrativi e Tecnici, bisognerà tenere presente anche particolari forme di accordo per la cessione temporanea di attrezzature per l’espletamento delle competenze lavorative previste al di fuori dell’ambiente scolastico.

Analizziamo quindi come prima figura coinvolta le competenze del Dirigente Scolastico in ordine alla gestione dei beni, patrimonio della scuola, ai sensi del D.I. 129/2018 Regolamento amministrativo-contabile della scuola e delle Linee Guida emanate dal MIM nel febbraio 2021 in occasione del Rinnovo Inventariale decennale del 2022.

Il Dirigente Scolastico, obbligatoriamente, deve proporre al Consiglio di Istituto, che dovrà deliberarlo, un Regolamento interno sulla gestione dei beni e inventari che ricalchi quanto stabilito nel D.I. 129/2018, negli artt. da 29 a 39, ma che contenga con precisione le scelte operate dalla scuola per quegli ambiti di autonomia ad essa riconosciuti.

Ad esempio dovrà inserire in tale Regolamento interno se avrà indicato uno o più sostituti del consegnatario che possono operare in assenza del DSGA, oppure se si sarà effettuata l’individuazione o meno dei subconsegnatari, figure non obbligatorie.

Infatti la figura del subconsegnatario è utile soprattutto nelle scuole particolarmente complesse e dislocate in più plessi ed edifici.

Nel regolamento inoltre dovrà essere indicato anche come vengono gestite le scritture di inserimento dei beni non inventariati, perché di valore inferiore ai 200 euro ,iva compresa, ma di una certa consistenza e durata.

Inoltre il Dirigente Scolastico:

• presenzia al passaggio delle consegne tra Direttore uscente e Direttore subentrante che deve essere effettuato entro 60 giorni dall’insediamento del nuovo DSGA;
• attiva la procedura di ricognizione dei beni almeno ogni 5 anni e ogni 10 anni il rinnovo degli inventari con rivalutazione dei beni attraverso il metodo dell’ammortamento o della stima in base alle caratteristiche dei beni;
• adotta i provvedimenti di eliminazione dei beni dall’inventario in caso di materiale mancante per furto e/o per causa di forza maggiore, beni fuori uso e inutilizzabili per obsolescenza e non funzionalità a seguito di specifica relazione del DSGA;
• per i beni da eliminare dall’inventario, a meno che non siano completamente inutilizzabili, attiva la procedura di vendita;
• indica al Direttore SGA gli affidatari (docenti e/o assistenti tecnici) dei beni dei laboratori tecnici e scientifici, delle aule speciali, dei reparti di lavorazione e della palestra;
• nomina i componenti la Commissione per il rinnovo inventariale e la Commissione Tecnica art. 34 c 1 del D.I. 129/2018 per l’individuazione dei beni da scaricare dall’inventario e per la valutazione dei beni non riconducibili a documenti che ne indichino con precisione il valore;
• fa parte obbligatoriamente della Commissione per il rinnovo inventariale ma può anche delegare tale funzione ad altro personale;
• provvede agli adempimenti per il riconoscimento del diritto d’autore dell’istituto scolastico sulle opere dell’ingegno e sulla proprietà industriale e propone al Consiglio di Istituto l’utilizzazione ai fini economici di tali opere;
• emette i provvedimenti di messa in mora accertate le responsabilità di eventuali furti e mancanze di beni del patrimonio;
• può procedere all’affidamento di interventi di manutenzione indifferibili su delega o meno dell’Ente Locale preposto;
• sigla il regolamento approvato dal Consiglio di Istituto sull’utilizzo di locali e attrezzature da parte di terzi;
• stipula contratti per l’utilizzo di attrezzature e personale da parte di terzi;
• stipula contratti di vendita a terzi dei beni eliminati dall’inventario per le cause di cui all’art. 33 del D.I. 129/2018.

Il Direttore dei servizi generali e amministrativi

In materia patrimoniale il Direttore, consegnatario dei beni, ha le seguenti competenze:

• gestisce i beni dell’istituzione scolastica in entrata ed in uscita, nonché nell’eventuale movimentazione, mediante l’apposita registrazione negli inventari;
• vigila circa il corretto e il regolare uso dei beni mobili e arredi d’ufficio, nonché sulla manutenzione degli stessi;
• gestisce la distribuzione delle richieste di approvvigionamento del materiale di cancelleria, stampati e altro materiale di facile consumo, e vigila circa il corretto utilizzo dello stesso;
• coordina e collabora con gli eventuali sub-consegnatari, e i soggetti affidatari, coinvolti nella gestione dei beni;
• predispone le proposte di dismissione dei beni e invia al Dirigente Scolastico le relative relazioni;
• svolge le attività propedeutiche all’utilizzo e al periodico aggiornamento dei sistemi messi a disposizione per la gestione dei beni delle istituzioni scolastiche;
• cura il livello delle scorte operative necessarie ad assicurare il regolare funzionamento degli uffici;
• vigila, verifica e riscontra il regolare adempimento delle prestazioni e delle prescrizioni contenute nei patti negoziali sottoscritti con gli affidatari delle forniture di beni e servizi;
• verifica periodicamente, nonché a fine mandato, la regolare tenuta delle scritture contabili, dei registri e degli inventari, nonché la consistenza dei beni e la loro corrispondenza con le risultanze contabili;
• effettua il passaggio di consegne in caso di cessazione dall’ufficio di Direttore entro 60 giorni con la redazione di apposito verbale;
• cura l’istruttoria per la ricognizione dei beni almeno ogni 5 anni ed almeno ogni 10 anni per il rinnovo degli inventari e della rivalutazione dei beni;
• fa parte, di diritto, della Commissione per il rinnovo inventariale;
• affida, su indicazione vincolante del DS, la custodia del materiale didattico, tecnico e scientifico dei gabinetti, dei laboratori e delle officine ai rispettivi docenti e/o assistenti tecnici mediante elenchi descrittivi compilati e sottoscritti dal Direttore e dagli affidatari;
• sigla i documenti contabili e di gestione del patrimonio ed a fine esercizio attesta il numero delle pagine di cui i documenti sono composti;
• riceve dagli affidatari che cessano dall’incarico il materiale avuto in custodia con apposita relazione.

I Sub-consegnatari

Il Dirigente Scolastico  può nominare, con proprio provvedimento formale e vincolante, uno o più sub-consegnatari, i quali rispondono della consistenza e della conservazione dei beni ad essi affidati e comunicano al consegnatario le variazioni intervenute durante l’esercizio finanziario mediante apposito prospetto (art. 30, comma 3, del Regolamento).

I sub-consegnatari, pertanto, non sono figure obbligatorie nell’organigramma scolastico della gestione del patrimonio ma sono importanti per supportare soprattutto le attività del DSGA nelle scuole complesse dotate di più edifici e strutturate su più plessi.

I Subconsegnatari sono in genere docenti collaboratori del Dirigente Scolastico, responsabili di plesso o coordinatori delle varie specializzazioni presenti negli Istituti di Istruzione Superiore.

In particolare, tra i compiti che spettano al sub-consegnatario rientrano, i seguenti:

• conservazione dei beni custoditi nella propria area di intervento;
• richiesta al consegnatario di eventuali interventi di manutenzione, riparazione, sostituzione dei beni deteriorati o danneggiati;
• richiesta al consegnatario di beni di consumo per lo svolgimento delle attività nei laboratori e per il funzionamento generale della scuola (materiali di pulizia, etc.);
• denuncia al consegnatario di eventi fortuiti o involontari effettuati sui beni;
• comunicazione al consegnatario delle variazioni intervenute circa la consistenza dei beni, nonché delle eventuali proposte di approvvigionamento e dismissione dei beni.

Nello svolgimento delle sue funzioni, il sub-consegnatario può gestire scritture sussidiarie aggiuntive ai registri obbligatori previsti e tenuti dal Direttore.

Si precisa comunque che, anche in presenza di sub-consegnatari, la gestione dei beni resta in capo al D.S.G.A.

Infatti, la nomina di uno o più sub-consegnatari, rappresenta una formula organizzativa finalizzata a migliorare la gestione, nel rispetto della disciplina in materia ed è limitata a specifiche e particolari ipotesi.

Gli affidatari

In base all’art. 35 del D.I. 129/2015 la custodia del materiale didattico, tecnico e scientifico dei gabinetti, dei laboratori e delle officine è affidata, dal DSGA, su indicazione vincolante del Dirigente, ai docenti utilizzatori e/o agli assistenti tecnici, mediante elenchi descrittivi compilati in doppio esemplare, sottoscritti dal direttore e dall’affidatario interessato, che risponde della conservazione del materiale affidatogli. L’operazione dovrà risultare da apposito verbale.

Gli affidatari individuati dal Dirigente Scolastico ai quali il Direttore SGA affida i beni dei laboratori, officine e reparti di lavorazione nei quali effettuano attività didattiche dovranno svolgere le seguenti funzioni:

1. verifica della funzionalità dei materiali e delle attrezzature assegnate con l’obbligo di segnalare l’eventuale necessità di reintegro dei materiali di consumo e di ripristino delle condizioni ottimali di utilizzo delle attrezzature eventualmente danneggiate attraverso interventi di manutenzione specifica;
2. verifica del corretto utilizzo del laboratorio da parte dei docenti che ne fanno richiesta in base a quanto stabilito nel regolamento di utilizzo dei laboratori approvato dal Consiglio di istituto;
3. indicare eventuali spostamenti dei beni del gabinetto, laboratorio, officina, aula speciale dalla destinazione indicata in inventario;
4. partecipazione alle riunioni indette dal Dirigente Scolastico per l’organizzazione ed il funzionamento dei laboratori;
5. riconsegna dei materiali e attrezzature ,avuti in affido, al Direttore dei servizi generali e amministrativi al termine dell’incarico segnalando eventuali carenze di attrezzature e proponendo l’acquisto di nuove per adeguare il laboratorio alle tecniche didattiche innovative;
6. collaborazione con la Commissione Tecnica art. 34 D.I. 129/2018 e con la Commissione costituita per la ricognizione ed il rinnovo inventariale.

L’affidatario dovrà inoltre:

• controllare che sia sempre effettuata la procedura corretta per l’utilizzo di macchine e attrezzature speciali;
• tenere e aggiornare l’agenda di laboratorio in cui annotare le richieste di utilizzo dei laboratori da parte dei docenti delle varie classi nelle diverse giornate. Tale operazione è molto importante per una maggiore funzionalità del laboratorio e anche per risalire ad eventuali responsabili di danni e/o furti;
• segnalare con cartelli, recinzioni e avvisi la necessità di non utilizzare alcuni spazi, arredi, e attrezzature perché temporaneamente fuori uso o sottoposti a manutenzione (tali segnalazioni dovranno essere comunicate al responsabile per i servizi di prevenzione e protezione);
• verifica dell’effettuazione degli interventi di manutenzione segnalati.

La Giunta Esecutiva

Gli organi collegiali coinvolti nella gestione del Patrimonio e inventari sono: la Giunta Esecutiva e il Consiglio di Istituto.

La Giunta Esecutiva propone al Consiglio di Istituto tutte le attività di gestione dei beni che poi il Consiglio dovrà deliberare.

In questo caso pertanto la Giunta Esecutiva propone: il Regolamento Interno sulla gestione dei beni e inventari, l’utilizzo economico delle opere dell’ingegno e della proprietà industriale, il regolamento sull’utilizzo da parte di terzi dei locali e beni della scuola e le proposte di accettazione o rifiuto delle donazioni.

Il Consiglio d’Istituto

Il Consiglio di Istituto approva il Regolamento interno sulla gestione dei beni ed inventari della Scuola; delibera l’utilizzazione economica delle opere dell’ingegno e di quelle afferenti alla proprietà industriale.

Approva il regolamento sull’utilizzo da parte di terzi di locali e attrezzature della scuola.

Al Consiglio d’Istituto vengono comunicate le varie operazioni di dismissioni di beni e relativa vendita che saranno poi oggetto di analisi nella programmazione annuale.

Delibera di accettare o rifiutare le donazioni di attrezzature e materiali.

I Revisori dei Conti

I revisori dei conti della scuola, in numero di due in rappresentanza del MIM e del MEF, con visite periodiche, anche individuali o attraverso l’uso di strumenti informatici che consentono di effettuare controlli a distanza, procedono:

1. alla verifica della regolarità e della corretta tenuta dei registri obbligatori e delle scritture contabili;
2. alla verifica della coerenza nell’impiego delle risorse in funzione degli obiettivi individuati nel P.T.O.F., nel programma annuale e nelle relative variazioni;
3. al riscontro dei dati presenti nelle scritture contabili con quelli riportati nei documenti contabili di programmazione e rendicontazione, verificando la correttezza dei risultati finanziari, economici e patrimoniali della gestione e l’esattezza e la chiarezza dei dati contabili presentati nei prospetti di bilancio e nei relativi allegati;
4. riferiscono sulla regolarità della gestione finanziaria e patrimoniale, secondo gli elementi tratti dagli atti esaminati e dalle verifiche periodiche effettuate nel corso dell’esercizio.

Per quanto riguarda specificatamente la gestione dei beni e inventari della scuola i Revisori dei Conti confrontano la corrispondenza delle risultanze delle variazioni complessivamente annotate in ciascuno degli inventari, a seguito delle operazioni di rinnovo, con i risultati delle medesime variazioni esposti nei modelli di cui alle ‘Istruzioni’, emanate con le Linee Guida del febbraio 2021.

Effettuano, in modo occasionale e con metodologia a campione, riscontri puntuali tra le risultanze inventariali e l’effettiva esistenza dei beni mobili, dei libri e materiale bibliografico dei beni di valore storico-artistico, dei veicoli e natanti, appurandone la corretta registrazione (classificazione, valore, etc.) e l’esatta identificazione (apposizione del numero d’inventario).

Per quanto riguarda i beni immobili, salvo eccezioni da motivare adeguatamente, il riscontro sulla corretta inventariazione degli stessi sarà esclusivamente di tipo documentale, richiedendo all’Istituzione scolastica statale – soltanto se ritenuto necessario – una visura ipocatastale aggiornata.

Documentale sarà pure il riscontro delle scritture afferenti ai valori mobiliari, considerato tra l’altro, che potrebbe trattarsi anche di valori dematerializzati.

Il controllo e la verifica che i Revisori dei Conti operano nelle scuole hanno riflessi determinanti nel mod K del c/consuntivo.

Infatti i Revisori dei conti in occasione della verifica del c/consuntivo analizzeranno nel mod K il conto del patrimonio della scuola.

La responsabilità del Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi in relazione alla tenuta dei beni mobili della scuola

L’art. 30 comma 7 del decreto n. 129 del 2018, Regolamento di contabilità delle Istituzioni Scolastiche, stabilisce che il Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi assume la responsabilità di consegnatario dei beni oggetto del patrimonio della scuola.

I dipendenti cui vengano affidati beni di proprietà della P.A., oltre allo specifico obbligo di custodia, tipico di chi riveste la qualifica di consegnatario, hanno l’obbligo di vigilanza che incombe su tutti coloro che, a vario titolo, detengono i beni suddetti e comporta l’osservanza di quelle elementari norme di diligenza e di cautela per l’ottimale conservazione del bene detenuto. In caso di violazione di tale obbligo causato da condotta gravemente colposa o dolosa, il dipendente incorre in responsabilità amministrativa per i danni che ne siano derivati all’erario.

Per la sua funzione di consegnatario la dislocazione dei beni mobili, può essere cambiata solo su autorizzazione del DSGA che deve provvedere ad apportare le necessarie variazioni nelle note sui registri degli inventari.

Inoltre, in ogni ufficio o aula sarà necessario elencare i mobili in dotazione su apposita scheda o fogli da conservare a cura di uno degli impiegati dell’ufficio che abbia tale incarico.

I consegnatari sono responsabili dei beni loro affidati per:

• debito di custodia e vigilanza; trattasi della responsabilità amministrativo-contabile che insorge quando si maneggiano valori o beni dell’Amministrazione.

Inoltre, consegnatari sono direttamente e personalmente responsabili degli oggetti ricevuti a seguito di regolare verbale di consegna, relativamente al periodo in cui sono in carica, secondo le regole generali in materia di responsabilità amministrativa e contabile.

I consegnatari non possono estrarre, né introdurre nei luoghi di deposito o di custodia cosa alcuna se l’operazione non è accompagnata da regolare documentazione amministrativa e fiscale.

I consegnatari sono esenti da responsabilità conseguenti a mancanze o danni che si riscontrino o si verifichino nei beni mobili dopo che essi ne abbiano effettuato la regolare consegna o la distribuzione sulla scorta di documenti perfezionati.

Le differenze tra responsabilità amministrativa e responsabilità contabile si possono così sintetizzare:

• la responsabilità contabile si fonda sul maneggio, di diritto o di fatto, del denaro della P.A., mentre la responsabilità amministrativa trova il suo fondamento in un danno patrimoniale, doloso o colposo, cagionato alla P.A. Nella scuola Il Direttore SGA è investito di responsabilità contabile per la tenuta del Fondo Minute Spese;
• la responsabilità contabile attiene all’obbligo di restituire cose già appartenenti alla P.A., mentre la responsabilità amministrativa deriva da un comportamento, doloso o colposo, conseguente ad una omessa o negligente prestazione, dalla quale sia derivato un danno patrimoniale alla amministrazione.

Responsabilità del consegnatario nel passaggio di consegne

L’art. 30 c 5 del D.I. 129/2018 stabilisce che quando il Direttore cessa dal suo ufficio, il passaggio di consegne deve avvenire mediante ricognizione generale dei beni in contradditorio con il consegnatario subentrante, in presenza del Dirigente scolastico e del Presidente del Consiglio di Istituto.

Effettuata la ricognizione, si provvede alla stesura del “processo verbale”.

La mancata formalizzazione del passaggio delle consegne può dar luogo alla individuazione e formulazione di precise responsabilità da parte della Procura Regionale della Corte dei Conti, comportando quindi profili di responsabilità amministrativa e contabile.

L’irregolare e non veritiera redazione del verbale di consegna può dar luogo a responsabilità penale per falso in atto pubblico e falso ideologico.

Nella eventualità che il Direttore SGA uscente non provveda sollecitamente alla formalizzazione del passaggio di gestione dei beni inventariati, e ritardi ingiustificatamente, il Direttore SGA subentrante deve provvedere, dopo la rituale messa in mora, alla ricognizione di tutti i beni alla presenza di due testimoni, dandone tempestiva comunicazione di tale atto al Dirigente Scolastico, al Direttore SGA uscente.

Nel caso in cui dalla ricognizione emergessero profilo di danno erariale, insorge l’obbligo di denuncia alla Procura Regionale della Corte dei Conti competente per territorio.

Responsabilità civile del DSGA

La responsabilità civile del direttore dei servizi generali ed amministrativi concerne tutte le ipotesi in cui questi sia tenuto a risarcire danni derivanti dalla violazione degli obblighi di servizio posti a suo carico, regolarmente accertata da parte degli organi di controllo. 

Di seguito si elencano altri esempi di comportamenti del DSGA che si riferiscono a precise responsabilità delle sue funzioni:

1. errata stesura dei documenti inventariali dei beni mobili della scuola, e di documenti di ogni genere;
2. ammanchi nel patrimonio dei beni mobili della scuola;
3. mancata vigilanza sull’attività degli affidatari e dei subconsegnatari addetti alla custodia dei beni della scuola;
4. errata applicazione delle norme che regolano il passaggio di consegne in caso di trasferimento o cessazione del servizio.

Contributo della Dott.ssa Paola Perlini.